皆さんの会社にも、本当に必要なのかわからない雑用がありませんか？
時間がただひたすら雑用につぶされる。
本当にムダの極みです。
この記事を書いている私も、会社の雑用を減らすためにアレコレ活動してきました。
失敗に終わったものもありますが、成功したことも。
雑用をなくすのに成功したときの行動を紹介します！
これって必要？オフィスの雑用のなくし方
雑用をなくすためには上司の許可がいります。
まずは、許可をとるための準備をしましょう！
- 現状をまとめる
- どうしたいかを考える
- 改善するメリットを用意する
順番に見ていきます。
雑用のなくし方①：現状をまとめる
まずは、どんな雑用をしていて、その雑用にどれだけの時間がかかっているのかまとめます。
- 雑用の内容
- 雑用にかかる時間
- 1日・週・月単位で行う回数
- 雑用をすることで起きているデメリット
雑用をなくすだけで何を大げさな！と思いますよね。
現状をまとめるのには理由があります。
上司はどんな雑用をしているか把握していません！
雑用をなくすためには、雑用にかかる時間と手間を理解してもらうことがスタートです。
また、実際にやっている自分たちも、雑用にかかる時間は大まかにしかわかっていませんよね。
なので、実際に測ってみることをおすすめします。
1日に何度も行っている場合は、タイムスケジュールを作りましょう。
仕事をする時間がどれだけ失われているかをパッと見でわかるようにします。
それにより起きているデメリットも挙げると効果的です。
雑用のなくし方②：どうしたいかを考える
雑用をなくした後、どうするかを考えます。
例：社員が使ったコップを片付ける当番を廃止して、使った本人が片付けるようにする。
このような感じで、改善案を出します。
ポイントは第一希望を難題にしておくことです。
そうすると第二・第三希望あたりで通してもらえるので、本命を第二・第三希望に設定するのがおすすめです。
雑用のなくし方③：改善するメリットを用意する
雑用をなくすメリットを用意しましょう。
- 本来の仕事に集中できる
- 手間が減る
などですね。
これで提案する準備ができました。
雑用をなくすためには、上司に伝える舞台を整える
提案する用意ができたら、上司に伝えましょう。
そのときの注意点をまとめますね。
伝え方①：会議室をつかう
雑用をなくしたいと上司に伝えるときは、会議室を使いましょう。
雑用くらいで呼び出すのも申し訳ないと思うかもしれませんが、本気で雑用をなくしたいなら遠慮は捨てましょう！
廊下ですれ違ったときなどに、雑談っぽく伝えても変わりません。
伝え方②：人に見られないようにする
会議室を使うのには、他に理由があります。
もしかしたら熱意をもって雑用を行っている社員がいるかもしれません！
そういう人に、雑用をなくす活動を見られたら面倒なことになるかも。
提案する姿を、他の社員に見られないように気をつけましょう。
実際に、雑用がなくなったことに対して「時間つぶしがなくなった」と愚痴をもらす人を見たことがあります。
これって必要？オフィスの雑用のなくし方：まとめ
雑用をなくす手順をまとめます。
- 雑用にかかる手間と時間をまとめる
- 雑用をなくしてどうしたいかを考える
- 改善するメリットを用意する
- 上司に伝えるときは会議室を使う
- 他の社員に見られないようにする
入社したときからある雑用だと「そういうもの」だと思い込んでしまうこともありますよね。
無くしたいと思ったときが行動のチャンス！
必要ないものはなくしていきましょう♪
コメント